Reprendre un immeuble lors d’un changement de syndic, étapes et obligations

La Régie Immobilière Fiducia – R.I.F, syndic d’immeubles depuis plus de 20 ans, au plus près de nos copropriétaires

Confier la gestion de sa copropriété à un nouveau syndic pour cause d’insatisfaction, changer de syndic pour son immeuble car le mandat arrive à échéance, ou qu’il est mal géré, des démarches fréquentes, mais encore trop souvent source de stress et de questionnements. Pas si simple de dénicher un professionnel de l’immobilier à la fois réactif, qui travaille en transparence, qui garantisse à ses copropriétaires une présence régulière sur le terrain, et une écoute attentive de leurs besoins quotidiens.

À la Régie Immobilière Fiducia – R.I.F., nous sommes 3 fondateurs, experts de l’immobilier et maîtrisons par nos expériences éprouvées de plus de 20 ans, chaque étape, process, obligation légale du métier syndic. Outre nos savoir-faire aboutis, nous incarnons chacun, tout comme nos collaborateurs des valeurs sincères et engagées, au sein d’une régie à taille humaine. Pour nous, pas question de gérer un immeuble sans garantir proximité, réactivité, transparence et présence, avec des outils innovants garants d’une efficacité (intranet, process de communication…).

Après Lyon, nous avons ouvert en juin 2022 l’agence de Bourgoin-Jallieu afin d’optimiser notre rayonnement en Nord-Isère. Un territoire que nous connaissons bien et dans lequel la reprise d’immeubles est une demande récurrente. Fabienne Genin et moi-même Réjane Marchetti-Stephan, fondatrices avec Olivier Genin, prenons la parole dans cet article pour vous apporter des éclairages précis sur les grandes étapes d’une reprise de copropriété et nos actions menées en tant que syndic à Bourgoin-Jallieu.

Étape 1 du changement de syndic, les premières démarches diffèrent selon les contextes

La toute première étape quand une personne vient nous voir avec comme projet de changer le syndic de sa copropriété, est bien entendu de vérifier le contexte et la singularité de la situation. Son immeuble est-il encore en mandat avec son syndic actuel, bientôt en fin de mandat ou n’a plus de mandat du tout. Selon la situation, les premières démarches à déployer seront différentes.

Une reprise d’immeuble avec un syndic encore sous mandat

Dans ce cas, il est nécessaire que soit porté à l’ordre du jour de la prochaine AG (Assemblée Générale) la demande de changement de syndic. Nous aidons bien entendu dans cette démarche le conseil syndical demandeur. Nous rédigeons un projet de courrier qui sera adressé par lettre recommandée avec A/R à leur syndic actuel, et signé au nom du conseil syndical. Notre objectif est de leur faciliter la tâche au maximum. Le droit de la copropriété est assez procédural, des contraintes et des délais sont à respecter et parfois les représentants des conseils syndicaux de copropriétés sont un peu perdus. Ils ne savent pas par quoi commencer et comment s’y prendre précisément.

Nous attirons également leur attention sur le timing qui est crucial. Cette démarche est à mener bien en amont de l’AG, avant que les convocations ne partent, et ce, afin que le syndic en place puisse intégrer la demande à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale (à défaut la demande sera portée à l’ordre du jour de l’AG de l’année suivante)
À la lettre avec A/R, nous joignons notre contrat en tant que nouveau syndic qu’ils ambitionnent de nommer, en lieu et date du syndic actuel.

Une reprise d’immeuble sans mandat actuel de syndic

En l’absence de syndic, la loi Macron du 6 août 2015 permet au conseil syndical de convoquer une assemblée générale afin de nommer un syndic. Dans ce cas de figure, c’est nous, le nouveau syndic candidat, qui nous proposons de convoquer cette AG au nom du conseil syndical, et ce afin que ce point soit porté à l’ordre du jour. Certains syndics pour des raisons de mauvaise gestion n’ont pas convoqué l’AG et ont donc laissé tomber leur mandat, l’immeuble se retrouve alors sans syndic.

Sur la commune Bourgoin-Jallieu, nous sommes en relation avec une dizaine d’immeubles qui n’ont plus de syndics. Des situations pourtant assez exceptionnelles et très particulières que nous n’avions encore jamais rencontrées au cours de nos 20 années d’expériences respectives, mais que nous vivons actuellement dans notre activité de syndic à Bourgoin-Jallieu.

Étape 2 de la reprise d’immeuble, l’assemblée générale

Ici aussi, selon le contexte et la situation dans laquelle est confrontée la gestion de l’immeuble en question, avec un mandat de syndic en cours, ou sans mandat, le processus varie.

Une AG convoquée et tenue par le syndic encore en mandat

Dans ce cas précis, le syndic actuel lors de l’AG déroule son ordre du jour, arrivé au point concernant le renouvellement de son mandat, soit celui-ci est acté par vote à la majorité, soit il n’est pas reconduit. Si le syndic n’est pas réélu, la question suivante concerne alors la désignation du nouveau syndic. Un nouveau vote avec encore une fois une majorité atteinte, permet au syndic entrant ayant proposé sa candidature d’être désigné. Son mandat prend effet immédiatement, dès le jour de cette AG.

Une AG convoquée et tenue par le conseil syndical

Ici, seuls 3 points sont portés à l’ordre du jour et déroulés. La nomination du Président de séance, celle du secrétaire de séance et enfin le vote du nouveau syndic. Cette petite assemblée générale a comme seule ambition de nommer et de mandater un syndic qui prendra ses fonctions, s’il est élu, également dès le jour de l’AG.

Selon la loi Macron du 6 août 2015 tous les copropriétaires, membres du Conseil Syndical ou non, ont la possibilité de convoquer une AG ayant pour objet le changement de syndic, uniquement dans le cas où, il n’y a plus de mandat.

Une loi qui vise la simplification des démarches, rappelons qu’avant son application, il était nécessaire d’aller devant un tribunal afin qu’un administrateur judiciaire soit nommé et qu’il puisse ensuite convoquer une AG. On imagine bien la complexité et la perte de temps. Notons que si le contrat du nouveau syndic élu n’a pas été signé lors de l’assemblée générale, celui-ci a obligation de convoquer rapidement le président de séance désigné dans le procès-verbal, afin qu’il signe le contrat de syndic.

Étape 3 de la reprise d’immeuble, une prise en main rapide de la gestion de l’immeuble

Être les plus réactifs possibles et accompagner au mieux la transition

Une fois élu nouveau syndic, notre objectif est que l’immeuble soit repris le plus rapidement possible, que les copropriétaires soient informés immédiatement et en clarté de ce changement, et qu’ils disposent de toutes les données nécessaires.

La gestion attentive de leurs problématiques et l’apport de réponses et de solutions à leurs besoins sont nos priorités, c’est pourquoi nous adressons systématiquement un email de remerciement, dans lequel nous joignons des informations utiles à ce premier contact.

Ensuite nous veillons à récupérer rapidement toute une série de documents, le plus important étant bien évidemment le compte bancaire. Dans cette perspective, en tant que nouveau syndic, nous entrons immédiatement en contact avec l’ancien afin qu’il nous transmette les informations bancaires précises, puis nous nous rapprochons de la banque et sollicitons le transfert du compte. Point très important également, nous vérifions que l’immeuble soit bien assuré (prime d’assurance en cours et échéances réglées), ce qui n’est pas toujours le cas (quand les primes n’ont pas été payées).

Une réactivité en début de mandat qui peut être impactée par l’attitude de l’ancien syndic

Bien entendu la proximité et la réactivité sont au cœur de notre accompagnement, mais parfois nous subissons l’absence de dynamisme de nos confrères syndics sortants.

En effet, lors de la reprise des immeubles sur Bourgoin notamment, le manque de réactivité de l’ancien syndic, qui pour autant gère beaucoup de copropriétés dans cette ville, est très dommageable. Quand il tarde à nous remettre les dossiers nécessaires au transfert de la comptabilité de l’immeuble, cela a un effet immédiat sur notre travail et notre propre réactivité. Et pourtant la loi précise un délai légal à respecter pour remettre la comptabilité et les docs administratifs au nouveau syndic, mais à Bourgoin-Jallieu ce n’est pas toujours respecté.

Depuis l’ouverture de notre nouvelle agence dans la cité iséroise, nous sommes énormément consultés dans le cadre de nos expertises de syndic et pour la reprise de gestion d’immeubles. Beaucoup de copropriétaires étant insatisfaits de leur syndic actuel. Depuis 8 mois que nous avons ouvert notre agence dans cette ville, notre développement se poursuit de façon positive et le constat est là, les demandes en reprises de copropriétés sont nombreuses.

Transparence et proximité le Fil d’Ariane de la Régie Immobilière Fiducia – R.I.F.

Bien entendu nous tenons informés les copropriétaires en toute transparence des causes de ces retards, liées à la reprise de la gestion de leur immeuble, et nous leur assurons une parfaite réactivité et une présence continue, une fois cette étape dépassée.

Il est crucial d’être honnête et de communiquer en transparence, afin de maintenir un lien de confiance basé sur la sincérité et l’engagement. Sur la gestion du quotidien et courante nous sommes très réactifs, afin de compenser ces démarrages parfois laborieux indépendants de notre volonté.

Notre agence de Bourgoin-Jallieu poursuit son développement en 2023

Début 2023 est marqué par une structuration de notre agence de Bourgoin-Jallieu et la création d’une équipe de permanents, pour encore plus de proximité sur le terrain. Deux nouveaux collaborateurs nous ont rejoint et nous, les associés, continuons à être présents 3 fois par semaine, afin de transmettre notre façon de travailler.

L’équipe de Bourgoin est désormais constituée d’une team de 3 collaborateurs, soutenus par les associés en présence 1 fois par semaine chacun, avec la possibilité de mutualiser avec l’agence de Lyon, en cas de surcharge de travail.

Nous souhaitons en 2023 recréer ce lien commercial avec nos copropriétaires, un lien qui n’existait plus semble-t-il à Bourgoin-Jallieu.

Vous souhaitez en savoir plus sur la reprise d’immeubles à Lyon et à Bourgoin-Jallieu ? Nos équipes sont disponibles pour vous apporter tous les conseils utiles.